Шукаєте поради, як стати професіоналом Excel?
Ніхто не може заперечити важливість гарного засвоєння Excel в офісі.
Однак як початківці, так і досвідчені користувачі не обов’язково знають усі корисні поради.
Отже, ось 20 порад та підказок, як перетворити вас на Microsoft Excel pro:
1. Одним клацанням миші виберіть усі
Можливо, ви знаєте, як виділити всі комірки, використовуючи Control (Ctrl) + ярлик на клавіатурі.
Але мало хто знає, що лише одним натисканням кнопки кута, як показано нижче, усі дані вибираються миттєво.
2. Відкрийте кілька файлів одночасно
Коли вам потрібно використовувати кілька файлів одночасно, замість того, щоб відкривати їх по одному, існує хитрість, щоб відкрити їх усі одним клацанням миші.
Виберіть файли, які потрібно відкрити, і натисніть клавішу Enter. Усі файли відкриються одночасно.
3. Перемикання між кількома файлами Excel
Коли у вас відкрито кілька електронних таблиць, перемикатися між ними не дуже зручно.
І якщо вам трапилось нещастя із використанням неправильного файлу, ви можете скомпрометувати весь свій проект.
Скористайтесь комбінацією клавіш Ctrl + Tab, щоб легко перемикатись між файлами.
4. Додайте новий ярлик у меню
За замовчуванням у верхньому меню є 3 ярлика: Зберегти, Скасувати та Повторити.
Але якщо ви хочете використовувати більше ярликів, наприклад, скопіювати та вставити, наприклад, ви можете додати їх таким чином:
Файл -> Параметри -> Панель інструментів -> Швидкий доступ та додайте вирізати та вставити зліва направо стовпець та збережіть.
Потім ви побачите 2 ярлики, додані у верхньому меню.
5. Додайте діагональну лінію до комірки
Наприклад, коли ви створюєте список адрес клієнтів, вам може знадобитися зробити діагональний роздільник у 1-й комірці.
Це корисно для розмежування інформації між стовпцями та рядками. Але як ти це робиш?
Клацніть правою кнопкою миші на клітинку, потім натисніть Форматувати комірки, Межі і, нарешті, кнопку внизу праворуч (діагональ вниз) і підтвердьте.
6. Додайте кілька стовпців або рядків одночасно
Напевно, ви знаєте, як додати новий рядок або новий стовпець.
Але цей спосіб витрачає багато часу. Оскільки вам доведеться повторити операцію стільки разів, скільки вам потрібно додати стовпців або рядків.
Найкраще рішення - вибрати кілька стовпців або кілька рядків, потім клацнути правою кнопкою миші на виділенні та вибрати "Вставити" зі спадного меню.
Потім нові рядки будуть вставлені над рядком або ліворуч від стовпця, який ви вибрали першим.
7. Швидко переміщуйте дані з декількох комірок
Якщо ви хочете перемістити стовпець даних на аркуші, найшвидший спосіб - вибрати стовпець, а потім навести вказівник на край стовпця.
А коли він перетвориться на піктограму зі стрілками, натисніть на неї і дайте натиснути, щоб вільно переміщати стовпець туди, де ви хочете.
Що робити, якщо вам також потрібно скопіювати дані? Просто натисніть клавішу Control (Ctrl) перед переміщенням стовпця. Новий стовпець скопіює всі вибрані дані.
8. Швидко видаліть порожні комірки
При заповненні інформації для роботи іноді відсутні дані. Результат: деякі комірки залишаються порожніми.
Якщо вам потрібно видалити ці порожні комірки, щоб ваші розрахунки були правильними, особливо коли ви виконуєте усереднення, найшвидший спосіб - відфільтрувати всі порожні комірки та видалити їх одним клацанням миші.
Виберіть стовпець, який потрібно відфільтрувати, а потім натисніть Дані та фільтр. Клацніть Скасувати вибір і виберіть останній варіант з ім'ям Порожні клітини.
Таким чином виділяються всі порожні комірки. Вам просто потрібно їх видалити, щоб вони зникли.
9. Як зробити грубий пошук
Можливо, ви знаєте, як увімкнути швидкий пошук за допомогою комбінації клавіш Ctrl + F.
Але чи знаєте ви, що можна провести грубий пошук за допомогою символів? (знак питання) та * (зірочка)?
Ці символи призначені для використання, коли ви не впевнені, які результати шукаєте. Знак питання повинен використовуватися для заміни одного символу та зірочки для одного або декількох символів.
І якщо вам цікаво, як шукати знак запитання чи зірочку, просто додайте символ хвилі ~ перед ним, як показано нижче.
10. Як витягти унікальні значення зі стовпця
Ви коли-небудь мали масив, де хотіли витягти унікальні значення зі стовпця?
Можливо, ви знайомі з функцією фільтра Excel, але не багато людей використовують розширений фільтр.
Однак це корисно для вилучення унікальних значень із стовпця. Клацніть на відповідний стовпець, а потім перейдіть до Дані -> Додатково. З'явиться спливаюче вікно.
У цьому спливаючому вікні натисніть Копіювати в інше місце. Потім виберіть, куди потрібно скопіювати унікальні значення, заповнивши поле Копіювати в. Щоб заповнити це поле, ви можете безпосередньо клацнути на вибрану вами область. Це дозволяє уникнути введення точних значень.
Все, що вам потрібно зробити, це встановити прапорець Extraction без дублікатів і натиснути OK. Потім унікальні значення будуть скопійовані у вказаний вами стовпець і, таким чином, можуть бути порівняні з даними у вихідному стовпці.
З цієї причини рекомендується скопіювати унікальні значення в нове місце.
11. Обмежте введені дані за допомогою функції перевірки даних
Щоб зберегти узгодженість даних, іноді потрібно обмежити значення, які користувачі можуть вводити в клітинку.
У наведеному нижче прикладі (англійською мовою) вік людей повинен бути цілим числом. І кожен, хто бере участь у цьому опитуванні, повинен бути віком від 18 до 60 років.
Щоб учасники поза цією віковою групою не вводили дані, перейдіть у розділ Дані -> Перевірка даних та додайте критерії підтвердження.
Потім клацніть на вкладці Вхідне повідомлення та введіть повідомлення на зразок цього: "Будь ласка, використовуйте ціле число, щоб вказати свій вік. Вік повинен бути від 18 до 60 років".
Таким чином, користувачі отримають це повідомлення, коли наводять курсор миші на уражені клітини, і отримають попереджувальне повідомлення, якщо введений вік виходить за межі цього вікового діапазону.
12. Швидка навігація за допомогою Ctrl + кнопка зі стрілкою
Натиснувши Ctrl + будь-яку клавішу зі стрілкою на клавіатурі, ви зможете перейти до 4 куточків аркуша миттю.
Якщо вам потрібно перейти до останнього рядка ваших даних, спробуйте натиснути Ctrl + стрілка вниз.
13. Перетворіть рядок у стовпець
Потрібно відображати свої дані у стовпцях, поки вони в мережі?
Не потрібно переписувати всі ваші дані. Ось як це зробити.
Скопіюйте область, яку потрібно перетворити в стовпець. Потім встановіть курсор на клітинку рядка, куди слід помістити дані.
Виконайте редагування, а потім спеціальну вставку. Установіть прапорець Транспонований і натисніть OK. І все, ваші дані тепер відображаються у стовпці.
Зверніть увагу, що цей фокус також працює для перетворення стовпця в рядок.
14. Ретельно приховуйте дані
Майже всі користувачі Excel знають, як приховати дані, клацнувши правою кнопкою миші та вибравши "Сховати".
Але стурбованість тим, що це можна легко побачити, якщо у вас мало даних у таблиці.
Найкращий і найпростіший спосіб акуратно приховати дані - це використовувати спеціальний формат комірки.
Для цього виберіть область, яку потрібно сховати, а потім клацніть правою кнопкою миші, щоб вибрати Форматувати комірки.
Виберіть «Власні» та встановіть курсор у «Тип». Введіть код ";;;" без лапок. Натисніть OK. Вміст комірки тепер невидимий.
Ці дані будуть видимі лише в області попереднього перегляду поруч із кнопкою Функція.
15. Об’єднайте вміст кількох клітин в одну одиницю
Не потрібно використовувати складні формули для поєднання вмісту декількох комірок. Поки ви знаєте, як використовувати символ &, вам не доведеться турбуватися.
Внизу є 4 колонки з різним текстом у кожному. Але як їх поєднати в 1?
Виділіть клітинку, де потрібно відобразити результат. Потім використовуйте формулу з & як показано нижче на знімку екрана.
Нарешті введіть Enter, щоб увесь вміст A2, B2, C2 і D2 об'єднався в 1 одиницю, що дасть LizaUSA25 @.
16. Перехід з малої на велику
Хочете змінити з малої на велику? Ось проста формула для цього.
У полі функції просто введіть CAPITAL, як показано на скріншоті нижче.
А щоб змінити великі літери на малі, введіть LOW. Нарешті, щоб поставити велику літеру лише на 1-му літері, введіть NOMPROPRE.
17. Як ввести значення, починаючи з 0
Коли значення починається з нуля, Excel автоматично видаляє нуль.
Цю проблему можна легко вирішити, додавши апостроф перед першим нулем, як показано нижче.
18. Прискоріть введення складних термінів за допомогою автовиправлення
Якщо вам потрібно набрати складний текст кілька разів, найкращий спосіб це скористатися функцією автовиправлення.
Ця функція автоматично замінить ваш текст правильним текстом.
Візьмемо, наприклад, École Polytechnique, яке можна замінити простим словом для набору, наприклад Poly. Після активації функції кожен раз, коли ви вводите Poly, вона коригується в École Polytechnique.
Зручно, чи не так? Щоб активувати цю функцію, перейдіть у меню Файл -> Параметри -> Перевірка -> Автоматичне виправлення. Потім заповніть текст для заміни правильним текстом, як показано нижче:
19. Один клік, щоб отримати автоматичні розрахунки
Більшість людей знають, що цікаву інформацію, таку як Середнє та Сума, можна легко отримати, поглянувши на рядок стану внизу праворуч.
Але чи знаєте ви, що можете клацнути правою кнопкою миші на цій панелі, щоб отримати безліч інших автоматичних розрахунків?
Спробуйте, і ви побачите, що у вас є вибір.
20. Перейменуйте аркуш подвійним клацанням
У ньому є кілька способів перейменування робочих аркушів. Більшість людей клацають правою кнопкою миші, а потім вибирають Перейменувати.
Але це витрачає багато часу. Найкращий спосіб зробити це - двічі клацнути на вкладці, яку потрібно перейменувати, і перейменувати її тут безпосередньо.
Ось, сподіваюся, вам зараз зручніше працювати з Excel :-)
Зверніть увагу, що ці приклади базуються на Microsoft Excel 2010, але також повинні добре працювати в Excel 2007, 2013 або 2016.
Де купити Excel недорого?
Хочете придбати Microsoft Excel недорого?
Тому я рекомендую пакет Office 365, який включає програмне забезпечення Excel. Ви можете знайти його тут менш ніж за 65 €.
Також зверніть увагу, що є 100% безкоштовні альтернативи. Відкрийте для себе нашу статтю на цю тему тут.
Вам подобається цей фокус? Поділіться з друзями на Facebook.
Також виявити:
5 найкращих БЕЗКОШТОВНИХ програм для заміни пакета Microsoft Office.
Як зробити символи на клавіатурі: нарешті розкрита таємниця.
